[infográfico] Saiba quais são as Funções Administrativas “PODC”

as chamadas funções administrativas PODC são a base para o entendimento da moderna ciência administrativa

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Desde quando Jules Henri Fayol anunciou os princípios da Administração Clássica, em meados do século XX, já se falavam sobre as quatro funções administrativas PODC e sua utilização como ferramenta eficiente de auxílio à gestão.

Essas funções são a base para o entendimento da moderna ciência administrativa.

Pensando nisso, preparamos este post com um infográfico especial, que pode ser conferido ao final do texto!

Em primeiro lugar, iremos descrever as 5 funções POCCC de Fayol. Logo em seguida, as de fato PODC.

Boa leitura!

   

As funções administrativas, segundo Fayol

O importante teórico Henri Fayol trouxe em sua Abordagem clássica a visão da administração como profissão, disciplina e ciência.

Nessa perspectiva, sua teoria tornou-se famosa por abordar processos para a gestão administrativa, cuja finalidade era a de auxiliar sobretudo na tomada de decisão.

Administração Industrial e Geral, Henri Fayol
Administração Industrial e Geral, Henri Fayol

As primeiras funções da administração: POCCC

A Abordagem clássica de Fayol agrupava as decisões em cinco categorias contempladas a seguir:

    1. Planejamento
    2. Organização
    3. Comando
    4. Coordenação
    5. Controle

Consequentemente, essas eram as etapas do processo administrativo elaboradas pelo engenheiro francês.

Todavia, assim como todos os estudos científicos, a ciência administrativa modernizou-se. E suas ferramentas de gestão foram sendo progressivamente também forçadas a se atualizarem.

Com o destaque dado para o capital humano – este denominado hoje de colaborador – e do produto voltado ao desejo do consumidor, entre outras mudanças, as funções do administrador acompanharam essa evolução.

Ciclo moderno do processo administrativo

Com isso, atualmente, o ciclo que compõe todo o processo administrativo resume-se em quatro etapas:

PODC
O ciclo administrativo – Imagem por Daiéli Duarte dos Anjos

Veremos, então, uma breve explicação a cada um desses estágios. Estes que hoje são fundamentais para todos os administradores e interessados na área de gestão.

Antes, recomendamos também a leitura de nosso post sobre Fayol e suas contribuições que, juntamente com Taylor, ajudaram a tornar a administração uma prática científica:

Henri Fayol: A Biografia do Clássico da Administração

   

Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar!

As funções administrativas compõem o ciclo do processo administrativo moderno.

Grosso modo, uma empresa precisa transformar insumos em produtos ou serviços que atendam a uma necessidade do cliente.

Para isso, procura utilizar formas e meios que visam alcançar a máxima eficiência.

PODC na tomada de decisões

Elas são muito importantes, pois geram subsídios que assessoram a tomada de decisão. Esta que tem como base principal três aspectos: dados, informações e análises.

À vista disso, percebe-se que os administradores cada vez mais procuram tomar decisões de maneira racional e fundamentada, utilizando-se das técnicas administrativas a seguir.

1. Planejamento

Considera-se o planejamento como a primeira função administrativa, pois, além de teórica, parte de um objetivo e da racionalização das formas para alcançá-lo.

Aqui, define-se precisamente os resultados desejados pela organização, levando sempre em consideração todos os cenários possíveis e existentes.

Dessa forma, planejar significa analisar as variáveis e panoramas para que se possa entender os impactos, reduzir as incertezas e definir qual a melhor forma de se prevalecer na busca dos objetivos.

O planejamento precisa abarcar a realidade para se colocar como uma ferramenta efetiva de gestão.

É fundamental, portanto, trabalhar com informações reais, metas tangíveis e indicadas estrategicamente, considerando também as oportunidades e ameaças do ambiente externo.

Funções administrativas
Imagem em pxhere.com

Assim, é necessário contemplar ações concretas que precisam ser realizadas para o alcance das metas e objetivos.

É também essencial planejar os aspectos financeiros, logísticos, humanos e operacionais para realizar determinada atuação.

2. Organização

A segunda função administrativa é caracterizada pela divisão do trabalho e pela relação da autoridade e responsabilidade.

Após realizado minucioso planejamento, chega a hora de definir quais ações devem ser tomadas para se chegar ao objetivo determinado.

Logo, cabe à função de organização colocar em prática o que foi idealizado.

É necessário, dessa maneira, olhar para a estrutura da empresa com o objetivo de perceber seus recursos próprios e quais são as melhores alocações para eles.

Uma análise dos recursos financeiros e estruturais, recursos humanos e logísticos existentes norteará a divisão de metas em tarefas.

Estas serão realizadas por um indivíduo ou grupo que integrarão o resultado alcançado a outra atividade, obtendo assim um novo resultado ainda mais complexo.

Criação de organogramas

Normalmente, durante a implementação da fase de organização é elaborado o organograma, uma representação visual da estrutura hierárquica da empresa.

Organograma
Exemplo de organograma – Ilustração por Denis Soares da Silva. Licença CC BY-SA 4.0

Essa ferramenta permite decompor as ações em tarefas a serem delegadas aos níveis táticos e operacionais, concentrando esforços intelectuais na gestão do processo administrativo.

Grosso modo, para efeitos de elucidação, existem numa empresa três níveis de planejamento, que são: operacional, tático e estratégico. Destacamos na imagem abaixo um resumo para cada um deles:

Planejamento estratégico
Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – Imagem por Leonardo Marioto em dehumanas.com.br

3. Direção

   

Com a divisão das atividades realizadas, é primordial ter posições de liderança que guiem o trabalho das equipes.

A função de direção tem uma grande importância no momento de gerir o capital humano.

A direção, portanto, será responsável por instruir sobre a realização das tarefas. Essa função existe para evitar perda de foco e recursos, que sempre são limitados.

Para garantir que tudo seja executado da forma como foi planejado, a direção precisa proporcionar esclarecimentos, motivação do pessoal, boas práticas de relações interpessoais.

Além disso, os gestores deverão prover um ambiente sadio capaz de estimular não somente produtividade, mas também, o bem-estar de seus colaboradores.

Liderança eficaz e responsável

Incumbe à direção desenvolver liderança influenciadora para que as pessoas compreendam e cumpram ativamente as ações, que antes foram definidas no estágio de planejamento.

É o momento de se ter bons líderes capazes de entender as suas responsabilidades e a necessidade de apresentar resultados concretos.

4. Controle

A última fase do processo administrativo está intimamente ligada com a primeira, ou seja, o planejamento.

O controle serve para avaliar se aquilo que foi executado trouxe de fato o resultado esperado inicialmente pela empresa.

É a função administrativa que se baseia na informação para definir padrões e métricas que servirão de monitoramento.

A partir desses subsídios, será possível corrigir erros, melhorar resultados e aferir as ações exitosas. Acima de tudo, uma organização controlada é mais estável e previsível.

Controle qualitativo e quantitativo

O controle possui em si diversos procedimentos que se subdividem em dois parâmetros: qualitativos e quantitativos.

As medidas qualitativas englobam relatórios, auditorias, inspeções, controle de desempenho e avaliações. Já os aspectos quantitativos são as análises de desvio padrão, relatórios de contabilidade, gráficos e afins.

Desse modo, é possível mensurar os resultados realizando correções, ou, como dito anteriormente, expandindo as boas práticas já executadas.

Esse ciclo é chamado de processo de controle e baseia-se naquilo que foi planejado:

PODC
As 4 funções administrativas – Imagem por Daiéli Duarte dos Anjos

PODC para todas as empresas

As funções da administração “planejamento, organização, direção e controle” podem ser empregadas em todos os tipos de empresas, independentemente de tamanho ou segmento de negócio.

Logicamente, deverão ser respeitadas as devidas proporções. Isto é, organizações maiores tenderão a complexificar mais essas funções.

Elas formam um processo de gestão complexo e muito eficiente, permitindo aos administradores planejar metas e alcançar resultados.

Além disso, propiciam de maneira mais inteligente e racional a organização e alocação de recursos.

Por fim, às lideranças é oferecido um norte mais estruturado para melhor dirigirem os seus liderados, com métricas de correção e controle de resultados.

Infográfico

Receba a versão original em PDF deste infográfico:

Para ver o infográfico com as funções POCCC, basta clicar no botão acima!

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 4ª Edição. São Paulo: Atlas, 1995.

BEZERRA, Filipe. Henri Fayol e o Processo Administrativo. Acesso em: 15 de junho de 2010.

HENRI, Fayol. Administração Geral e Industrial. Edições Sílabo. Lisboa, 2018.

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos – O capital humano das organizações; São Paulo, editora Campus, 2009.

Para ver o infográfico com as funções POCCC, basta clicar no botão acima!

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 4ª Edição. São Paulo: Atlas, 1995.

BEZERRA, Filipe. Henri Fayol e o Processo Administrativo. Acesso em: 15 de junho de 2010.

HENRI, Fayol. Administração Geral e Industrial. Edições Sílabo. Lisboa, 2018.

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos – O capital humano das organizações; São Paulo, editora Campus, 2009.

Daiéli Duarte

Daiéli Duarte

Apaixonada por literatura e marketing. É formada em Administração pela UNIPAMPA, com especialização em Gestão Empresarial. Além de docente em cursos de educação profissional, atua também nas áreas de tecnologia e marketing digital.

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